前幾天一位以前同事跟我討論了一件採購案，我聽他說完，講出我的看法，前同事說他後來也有問一位在行政院公共工程委員會的朋友，我們的看法是差不多的。
在校園裏，輕乎行政程序與不重視法治的嚴重程度，比我想像中還嚴重；近期，又到了地方特考分發，我不免苦口婆心雞婆一下，給分發到學校位的新人一些建議，以免你誤觸法網而不知。
採購案情概要
前同事是主驗人，驗收時現場量測衣櫥及床頭板尺寸為a，契約圖樣中的尺寸為b，a小於b，驗收過程列出幾項缺失，結果為不合格。
需求單位為財產組，採購單位為事務組。財產組表示，他們要的尺寸是b，是詢價過程中多次與廠商討論來回後，誤送出a尺寸資料給事務組辦採購。
財產組以為由他們來認定是b，這樣就可以驗收通過了。事務組認為只要由財產組認定，應該就沒事了。所以雙方決定在驗收後，用變更設計方式辦理契約變更，讓廠商可驗收通過。
並非你沒拿錢就沒事
上面的案情，即使你不懂採購法，是不是覺得哪裏怪怪的？
你原本跟老闆下訂買一件b尺寸的衣服，老闆看過契約書也簽了（簽名真的很要命，詳情參見32萬元的教訓），結果送來一件a尺寸的衣服，你卻說老闆沒送錯，是契約書寫錯了，所以要辦變更契約。
一、誤解變更的意涵
契約變更有二種主動權，一種是甲方＝學校發起，當學校需求發生變化時，可以要求變更；另一種是由乙方＝廠商提出，改變工法、材料或尺寸，必須說明原因經學校同意。但這二種途徑的用意，是要處理原設計未詳盡、現場有新情事或甲方需求調整，目的在確保學校買到合穿的衣服；另外變更程序有規定一定的流程以外，時間點也是重點，變更發生必須在履約期間內，而非等到驗收後。
以這個案例來說，驗收發現實際施作尺寸變小了，才來辦變更設計，讓契約與現場相符，很明顯會被稽核人員或後手認為其中大有問題。
二、機關利益為優先
會計、政風的放大鏡，都是在看採購單位有沒有做出對機關不利的事情，比如，你有沒有買貴了？品質有沒有買差了等等。你沒有拿廠商一毛錢，也沒有違法，但是，當你被認定沒有以機關利益為優先，就是未善盡職責。
公文萬不可造假 避重就輕也是造假
案例中的財產組與事務組承辦人皆為新手，其核稿的組長，其中一位據說也沒有實際採購經驗，承辦人不知道這其中邏輯與嚴重性，就簽上來要辦變更設計，簽文內容更犯了行政大忌！
過去有段時間在山開小組，山坡地開發案件的歷史每件都長達二十幾年以上，期間法令的變遷及案件經過，必須如實且詳盡陳述，人事時地物等，簽文內容寫什麼，後面就要有相對應的文書作為證據，有一分證據寫一分話，多寫沒有的不可，有發生的沒寫上去也是不可。
新手承辦的簽文中，犯了避重就輕的大忌；裏面寫了詢價過程，以至於搞錯了文件，把舊文件送去辦採購，所以正確的需求應該是a而不是b，請長官同意辦理變更設計及契約變更。
有發現少了什麼嗎？驗收這件事以及驗收時間，簽文中沒有提到。這點非常嚴重，因為驗收紀錄中，有會驗單位（需求單位）的簽名（再強調一次簽名的嚴重性），事後只要對照簽文時間與驗收紀錄時間，就可以輕易發現簽文中沒提到事，會被認為是刻意隱瞞。
或許承辦人原本有寫這段，但被組長刪掉。如果是這樣，承辦人要請組長在刪掉處蓋章，然後掃描留存下來，證明你沒有刻意隱瞞的意思。
散戶都是這麼死掉的
股市裏，幸運的散戶莫名其妙賺到的錢，最後總是會吐回去還倒賠。
在學校的採購業務，最可怕的也是積非以為是，學校的內控鬆散，行政扁平，能把關審核的人少，甚至核稿的主任或校長，本身也沒有取得採購人員證照。最常聽到他們講：以前都是這樣做的。由於學校數多，案件金額及規模不大，很多採購上的錯誤，只要沒被稽核到，就很難被矯正。
所以啦，錯誤的做法跟觀念，在學校裏，一代傳下一代，是正常的。當我們這些從機關過去學校的正常人，要把採購案拉回正途時，反而會遇到阻礙。
建立你的戰友團
了解學校裏的採購生態之後，如果很不幸的，你被分發到學校的總務單位辦採購，首先，你要對於前手、組長及主任的指導抱以懷疑，萬萬不可聽話照做。
受訓時，同學間會成立群組，多跟工程單位同梯保持交流，建立採購戰友團，可以互相討論；遇有採購法研習，積極報名，留下講師連絡方式，累積出自己可靠的諮詢網絡，遇到有不確定或第六感隠約覺得怪怪時，不要害羞，主動去問，每個人都會很樂意回答你的疑惑。
採購不可怕 可怕的是你聽話照做
接觸新業務一定有陣痛期及陌生期，幸運的話，有前手可以交接，但主要還是只能靠自己邊做邊學。每一步，每一個動作，靜下心來好好了解，做出自己能理解的流程圖或筆記，慢慢建立起自己的採購邏輯及知能。之後，你會累積起判斷採購案件的能力。
面對害怕的事物，就是去面對它，了解它。花時間做功課，了解得越多，你就不會再害怕採購。
要避免的心態
在賭桌上待得越久，你越有機會把錢輸光。
避免有僥倖心態，是我給公務新手最重要的建議。僥倖，是可怕的毒藥，它會一點一點侵蝕你，讓你上癮而不自覺。
有時，你不是沒有感覺事情不對勁，你只是抱著僥倖心態，想說不可能那麼倒楣，就讓事情過了。一次順利，二次順利，你會養成習慣，習慣事情隨便做，習慣不去查清楚或問清楚，習慣幸運女神眷顧。
可惜他們的幸運沒了
我剛到教育局時，新北教育界彌漫一股烏煙瘴氣，當時剛爆發校長午餐弊案，一大群校長被起訴、停職。案件內容我就不多說了，只談二個視角。
當事者：
被停職幾年後，有幾位校長獲得不起訴處分回學校任職，一次機會去學校會勘，校長談到這幾年心境生不如死，不敢走出門，曾想過自殺（事實上其中確有校長自殺），到現在，雖然被證實清白，晚上仍然無法入眠。
旁觀者：
又跟幾位主任聊起這件事，他們認為以前校長有師徒制，師父校長帶著做，徒弟不疑有他，也相信這麼做沒問題。但他們事後諸葛認為，那種做法，早晚會出事。
前人沒事，不代表真的沒事。要確保沒事，不能依人，唯有依法一途。
總結
說了那麼多，總結給學校的新手&採購，最重要的一點建議，還是那句老話，把學校裏學到的採購忘記；再加一點好了，凡事依法不依人；程序可以補，但不能造假。
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